Schröter und Funke GbR, handelnd unter ADTOMAX Hauptstraße 100, 08485 Waldkirchen Stand: 29.09.2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsunterlagen (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Bereitstellung und Betreuung von AutoVoice durch die Schröter und Funke GbR, handelnd unter ADTOMAX (nachfolgend „Anbieter“), gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. (2) Maßgeblich sind in absteigender Reihenfolge: eine individuell getroffene Vereinbarung, das angenommene Angebot einschließlich Leistungsbeschreibung und Anlagen, eine gegebenenfalls geschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) für datenschutzrechtliche Fragen und diese AGB. Die AVV regelt ausschließlich die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag; im Übrigen gilt die vorgenannte Reihenfolge. Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter sie ausdrücklich in Textform bestätigt.

§ 2 Vertragsgegenstand (1) AutoVoice ist ein KI-gestützter Telefonassistent. Der konkret geschuldete Funktionsumfang ergibt sich aus dem Angebot und der freigegebenen Konfiguration. Je nach Vereinbarung kann AutoVoice Anrufe entgegennehmen, Informationen bereitstellen, Anliegen erfassen, Gespräche zusammenfassen, Nachrichten übermitteln, Anrufe weiterleiten oder Schnittstellen zu Drittsystemen nutzen. (2) AutoVoice Basic umfasst Standardfunktionen und eine begrenzte Anpassung an den Betrieb des Kunden. AutoVoice Premium umfasst eine weitergehende individuelle Konfiguration nach dem Angebot. Besondere Integrationen, zusätzliche Standorte, Sprachen, Rufnummern, komplexe Dialoge und Funktionen sind nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden. (3) Der Anbieter schuldet die vereinbarte Einrichtung, Bereitstellung und Betreuung mit der im Geschäftsverkehr üblichen Sorgfalt. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Anzahl gewonnener Kunden oder Bewerber sowie eine vollständig fehlerfreie Erkennung, Antwort oder Weiterleitung sind nicht zugesagt.

§ 3 Vertragsschluss und Einrichtung (1) Ein Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots in Textform oder durch Unterzeichnung zustande. Mündliche Absprachen über zusätzliche Leistungen werden erst mit Bestätigung in Textform verbindlich. (2) Für die Einrichtung übermittelt der Kunde rechtzeitig die benötigten Informationen, insbesondere Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Rufnummern, Weiterleitungsziele, häufige Fragen, Prozesse und rechtlich freigegebene Gesprächsinhalte. Der Anbieter richtet den Agenten auf Basis dieser Angaben ein. (3) Eine interne Testphase dient der gemeinsamen Prüfung. Der Kunde meldet erkennbare Fehler und Änderungswünsche gebündelt. Die Liveschaltung erfolgt nach Freigabe durch den Kunden oder nach einer ausdrücklich vereinbarten anderweitigen Vorgehensweise. Eine Testphase verschiebt den Beginn der vertraglich vereinbarten Laufzeit nur, wenn dies im Angebot steht.

§ 4 Änderungen und Zusatzleistungen (1) Übliche Korrekturen und laufende Optimierungen innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs sind durch die Betreuungspauschale abgegolten. Wesentliche Erweiterungen, neue Prozesse, zusätzliche Integrationen oder eine grundlegende Neukonzeption bedürfen einer gesonderten Vereinbarung über Umfang, Aufwand und Vergütung. (2) Der Anbieter darf technische Anpassungen vornehmen, soweit der vereinbarte wesentliche Leistungsumfang erhalten bleibt. Über Änderungen mit erheblichen Auswirkungen auf den Betrieb informiert er den Kunden rechtzeitig.

§ 5 Mitwirkung des Kunden (1) Der Kunde benennt eine entscheidungsbefugte Ansprechperson und sorgt für korrekte, aktuelle und rechtmäßig nutzbare Inhalte. Er prüft die Konfiguration anhand realistischer Testfälle und informiert den Anbieter unverzüglich über falsche Angaben, geänderte Zuständigkeiten und sicherheitsrelevante Probleme. (2) Der Kunde verantwortet seine Telefonanlage, Rufumleitung, Internetanbindung, eigenen Systeme sowie erforderliche Zugänge und Freigaben. Der Anbieter darf eine technisch oder rechtlich problematische Konfiguration bis zur Klärung aussetzen. (3) Verzögerungen durch fehlende Mitwirkung verlängern vereinbarte Leistungstermine angemessen. Hierdurch entstehender zusätzlicher Aufwand wird nur nach vorheriger Information und Vereinbarung berechnet.

§ 6 KI-Funktionen und menschliche Kontrolle (1) Sprach- und KI-Systeme können Äußerungen falsch verstehen, unzutreffende Aussagen erzeugen oder ein Anliegen falsch zuordnen. Der Kunde legt deshalb vor dem Livegang fest, welche Auskünfte, Aktionen, Übergaben und verbindlichen Erklärungen AutoVoice vornehmen darf. Der Anbieter setzt die freigegebenen Grenzen in der Konfiguration um. (2) Ohne ausdrückliche Vereinbarung und geeignete technische Absicherung trifft AutoVoice keine rechtsverbindlichen Entscheidungen und bestätigt insbesondere keine verbindlichen Termine, Preise, Verfügbarkeiten, Diagnosen, Garantie- oder Kulanzansprüche. Der Kunde prüft sensible Vorgänge durch Mitarbeiter. (3) Der Anbieter konfiguriert AutoVoice so, dass Anrufende zu Beginn der Interaktion in geeigneter Weise über den Einsatz eines KI-Assistenten informiert werden. Der Kunde sorgt für ergänzende Hinweise und Informationen, die für seinen konkreten Einsatz erforderlich sind.

§ 7 Drittanbieter, Telefonie und Integrationen (1) Zur Leistungserbringung können Dienste Dritter, insbesondere für Telefonie, Sprachverarbeitung, KI und technische Infrastruktur, eingesetzt werden. Der konkret eingesetzte Dienst und datenschutzrechtlich relevante Unterauftragnehmer ergeben sich aus der AVV und den zugehörigen Informationen. (2) Eine Integration in Kalender, CRM, DMS, Hersteller- oder andere Fremdsysteme setzt eine gesonderte Vereinbarung und die technische sowie rechtliche Verfügbarkeit der jeweiligen Schnittstelle voraus. Der Kunde verschafft die erforderlichen Rechte und Zugänge. Änderungen, Störungen oder Nutzungsbeschränkungen fremder Systeme können Anpassungen erforderlich machen. (3) Der Anbieter haftet für von ihm eingesetzte Erfüllungsgehilfen nach den gesetzlichen Regeln. Für vom Kunden selbst beauftragte Telekommunikations- oder Softwareanbieter ist der Anbieter nicht Vertragspartner.

§ 8 Verfügbarkeit, Wartung und Störungen (1) AutoVoice wird über das Internet und Telekommunikationsnetze bereitgestellt. Eine bestimmte Verfügbarkeit oder Entstörzeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich als Service Level vereinbart wurde. (2) Geplante Wartungen erfolgen nach Möglichkeit außerhalb typischer Geschäftszeiten. Bei Störungen arbeitet der Anbieter innerhalb angemessener Zeit an einer Behebung und informiert den Kunden über erhebliche, bekannte Beeinträchtigungen. Der Kunde hält für kritische Anrufe einen organisatorischen Ausweichprozess vor.

§ 9 Vergütung und Abrechnung (1) Es gelten die Preise des angenommenen Angebots. Soweit dort keine abweichenden Konditionen vereinbart sind, beträgt die einmalige Einrichtung für Basic 0 € und für Premium 2.500 € je vereinbartem Standort. Die laufende Servicepauschale beträgt 500 € netto pro Monat. Diese Angaben begründen für sich allein keine Beauftragung zusätzlicher Standorte. (2) Für die Gesprächsnutzung gilt ausschließlich das im Angebot gewählte Modell: Minutenabrechnung zu 0,25 € netto je abrechenbarer Gesprächsminute zusätzlich zur Servicepauschale oder Minutenpaket zu weiteren 500 € netto pro Monat einschließlich 3.000 Gesprächsminuten, danach 0,25 € netto je weiterer abrechenbarer Gesprächsminute. Maßgeblich für Zählweise, Rundung und gegebenenfalls abweichende Flatrate-Regelungen ist die ausdrückliche Vereinbarung im Angebot. Ohne Auswahl eines Nutzungsmodells ist dieser Punkt vor Livegang zu klären. (3) Sämtliche Beträge verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Wiederkehrende Entgelte werden monatlich im Voraus, verbrauchsabhängige Entgelte nach Ablauf des Abrechnungsmonats berechnet, soweit im Angebot nichts anderes steht. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar. (4) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. Eine Sperrung laufender Leistungen wegen Zahlungsrückstands erfolgt nur nach vorheriger Mahnung, angemessener Frist und Hinweis auf die bevorstehende Sperrung; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

§ 10 Laufzeit und Kündigung (1) Die Mindestlaufzeit, der Laufzeitbeginn, Kündigungsfristen und etwaige Verlängerungen ergeben sich aus dem Angebot. Sofern dort ausdrücklich 12 Monate Mindestlaufzeit, Kündigung einen Monat vor Laufzeitende und Verlängerung um jeweils sechs Monate vereinbart sind, gelten diese Konditionen. Fehlt eine Laufzeitregelung, ist sie vor Vertragsschluss individuell festzulegen. (2) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Vor einer Kündigung wegen einer behebbaren Pflichtverletzung ist grundsätzlich eine angemessene Frist zur Abhilfe einzuräumen. Kündigungen bedürfen der Textform. (3) Nach Vertragsende wird der Zugang zum Dienst beendet. Der Kunde kann bis zum Vertragsende die Herausgabe der ihm gehörenden, verfügbaren Konfigurations- und Gesprächsdaten in einem gängigen Format anfordern, soweit Rechte Dritter und technische Möglichkeiten dem nicht entgegenstehen. Für personenbezogene Daten gelten vorrangig die AVV und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

§ 11 Datenschutz, Vertraulichkeit und Gesprächsaufzeichnungen (1) Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung eine AVV nach Art. 28 DSGVO. Ohne erforderliche AVV darf der Kunde AutoVoice nicht für personenbezogene Echtdaten freischalten. (2) Der Kunde verantwortet als Betreiber seiner Telefonkommunikation die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, die Information der Anrufenden und Beschäftigten, zulässige Aufbewahrungsfristen sowie seine internen Datenschutzprozesse. Der Anbieter unterstützt ihn im in der AVV vereinbarten Umfang. (3) Eine Aufzeichnung von Gesprächen wird nur aktiviert, wenn sie vereinbart und rechtlich freigegeben ist. Der Kunde stellt die im konkreten Fall erforderliche Information und Einwilligung beziehungsweise sonstige rechtliche Grundlage sicher. Technische Transkription, Zusammenfassung und Speicherung werden in der AVV und Konfiguration beschrieben. (4) Beide Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche und technische Informationen der anderen Partei vertraulich und geben sie nur weiter, soweit dies zur Vertragsdurchführung oder gesetzlich erforderlich ist. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende.

§ 12 Rechte an Inhalten und Konfiguration (1) Der Kunde behält die Rechte an seinen bereitgestellten Inhalten und räumt dem Anbieter die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Nutzungsrechte ein. Er gewährleistet, dass diese Inhalte rechtmäßig verwendet werden dürfen. (2) Der Anbieter behält seine Rechte an vorbestehenden Vorlagen, Methoden, Software, Gesprächslogiken und allgemeinem Know-how. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das einfache, nicht übertragbare Recht, die bereitgestellte AutoVoice-Konfiguration im vereinbarten Umfang zu nutzen. Individuell geschaffene Arbeitsergebnisse werden nur insoweit übertragen oder zur Weiternutzung überlassen, wie das Angebot dies ausdrücklich vorsieht.

§ 13 Mängel und Haftung (1) Der Kunde zeigt festgestellte Funktionsstörungen mit nachvollziehbarer Beschreibung unverzüglich an. Der Anbieter erhält Gelegenheit zur Prüfung und Nachbesserung. Die gesetzlichen Mängelrechte bleiben unberührt. (2) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften und aufgrund ausdrücklich übernommener Garantien. (3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung für Erfüllungsgehilfen richtet sich nach denselben Maßstäben. (4) Die Parteien prüfen vor produktivem Einsatz die Weiterleitungen und Inhalte. Der Kunde bleibt für eigene Entscheidungen, die Bearbeitung aufgenommener Anliegen und die Prüfung rechtlich oder wirtschaftlich erheblicher Vorgänge verantwortlich. Diese Regelung lässt die Haftung des Anbieters nach den vorstehenden Absätzen unberührt.

§ 14 Höhere Gewalt Kann eine Partei wegen eines außerhalb ihres zumutbaren Einflusses liegenden Ereignisses ihre Pflichten vorübergehend nicht erfüllen, informiert sie die andere Partei und unternimmt angemessene Schritte zur Begrenzung der Folgen. Die betroffenen Leistungspflichten ruhen für die Dauer der Behinderung. Zahlungsansprüche für bereits erbrachte Leistungen bleiben bestehen. Dauert die Behinderung länger als 60 Tage, kann jede Partei den betroffenen Vertragsteil in Textform kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen (1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für Streitigkeiten aus dem Vertrag der Sitz des Anbieters; der Anbieter darf auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden klagen. (2) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sollen in Textform dokumentiert werden. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Vorschriften; die Wirksamkeit des übrigen Vertrags bleibt unberührt.